データ保存・ライフサイクル方針

1. データ収集と分類

当社は、業務に必要なデータを目的に応じて収集し、重要度・機密性・保存期間に基づいて分類します。分類基準は明確に定め、機密情報や個人情報はより厳重に管理します。不要な収集を避け、データの正確性と利用の妥当性を常に確認します。

2. データ保存と保管ルール

保存するデータは、内部規程に基づき適切な期限を設定し、暗号化や権限管理により安全に保管します。長期保管が必要なデータはバックアップを含め多重的に管理し、災害対策を講じます。保存環境は定期的に点検し、安全性を維持します。

3. アクセス管理と利用制御

データへのアクセス権限は最小限とし、役割に応じて厳密に制御します。アクセスログを記録し、不正利用や情報漏えいを防ぐため定期的な監査を実施します。クラウド利用時も国内外の法規制に沿って安全な運用を行います。

4. アーカイブ運用

利用頻度が低下したデータはアーカイブ領域へ移行し、現行システムの負荷軽減と運用効率化を図ります。アーカイブデータは改ざん防止措置を講じ、必要な時に迅速に復元できる体制を整えます。保存期間終了時には適切に廃棄します。

5. データ廃棄と削除基準

保存期間が満了したデータは、安全な方法で削除または完全破棄します。復元不可能な形で処理し、外部委託時には委託先の適格性を確認します。廃棄作業は記録し、透明性を確保するとともに、再発防止や運用見直しに役立てます。