データ保存・ライフサイクル方針

1. 適用範囲および関連方針

本方針は、ホームページ制作、システム開発、サーバ構築・運用、アクセス解析、AI活用支援、情報セキュリティ講師派遣その他の事業で当社が取り扱う電子データ、書類および記録媒体に適用します。

お客様からお預かりするデータは、関係法令および個別の契約・指示に従って取り扱います。サービスごとの保存対象、期間、返却方法等を別途定める場合は、その条件を併せてご案内します。

個人情報の利用目的や開示等の請求はプライバシーポリシー、安全管理の基本姿勢は情報セキュリティ基本方針に定めます。

2. データの取得・作成および分類

当社は、業務に必要な範囲でデータを取得・作成し、利用目的、重要度、機密性、個人情報の有無および保存の必要性に応じて分類します。不要な情報の取得や複製を避け、利用中のデータについて必要な範囲で正確性と最新性の確保に努めます。

管理するデータの種類、取扱責任、保存先、アクセス権限、保存期間の起算点および削除・返却の条件を、業務に応じて明確にします。個人情報、認証情報、お客様の機密情報等は、その性質に応じて慎重に管理します。

3. 保存期間および終了条件の設定

当社は、データの利用目的、法令上の保存義務、契約条件および業務上の必要性に基づいて保存期間を定めます。保存期間はデータやサービスによって異なり、本方針で一律の年数を定めるものではありません。

保存期間の満了時や利用目的の達成時には、保存を継続する必要があるかを確認します。個人データを利用する必要がなくなった場合は、法令上の保存義務等がある場合を除き、遅滞なく消去するよう努めます。具体的な保存期間・起算点・終了条件のお問い合わせは、第12項の窓口で受け付けます。

4. 保存環境およびアクセス管理

当社は、データの重要度とリスクに応じて保存先を選定し、業務上必要な者にアクセスを限定します。担当業務の変更や契約終了等に応じて権限を見直し、不要なアカウントや共有設定を整理します。

• データの保存・送受信には、情報の性質に応じて暗号化、認証、アクセス制御等の対策を講じます。
• 書類、機器および記録媒体は、無断閲覧、紛失、盗難等を防止する方法で保管・持ち運びを管理します。
• アクセスや操作等のログを必要な範囲で記録・保護し、適切な利用の確認や異常の調査に活用します。
• 機密情報を、業務上の利用が認められていない端末・外部サービスへ保存しないよう管理します。

5. バックアップおよび復旧

バックアップは、誤削除、機器故障、災害、サイバー攻撃等に備えて復旧用のデータを保存するものです。当社は、業務の重要度および契約内容に応じて、対象、取得頻度、保存世代・期間、保存先、アクセス権限および復旧手順を定め、必要な確認を行います。

バックアップについても、不正な変更・削除や漏えいを防ぐための保護を行います。復旧の対象、復旧可能な時点、対応時間等は、サービスの構成や契約条件に応じて定めます。

通常利用するデータを削除した場合でも、バックアップの構造上、同時に個別削除できないことがあります。その場合は、法令・契約上の条件を踏まえ、利用とアクセスを制限し、定めた保存期間や更新サイクルに従って削除・上書きします。復旧時は、削除済みデータが通常業務で再利用されないよう、必要な削除状態の反映を行います。

6. アーカイブおよび長期保存

アーカイブは、利用頻度が低くなったデータのうち、法令、契約または業務上の理由で引き続き保存が必要なものを管理する仕組みです。当社は、必要に応じて通常の利用領域から分け、保存理由、期間、閲覧権限および取り出し方法を定めます。

アーカイブしたデータについても、漏えい・改ざんの防止と、必要なときに読み出せる状態の維持に配慮します。アーカイブへの移行を理由に保存期間を無期限に延長せず、保存の必要性を見直し、終了条件に達したものは適切に削除・廃棄します。

7. クラウド・AI等の外部サービスおよび委託先

当社は、外部サービスでデータを取り扱う場合、保存場所、保存・削除条件、バックアップや履歴の残存、契約終了時のエクスポート・削除の可否、提供事業者による再利用・学習利用等の条件を確認します。個人情報や機密情報は、法令、契約および社内の取扱ルールに従って必要な範囲で取り扱います。

外部に取扱いを委託する場合は、情報の利用範囲、保存・返却・削除、事故時の連絡等を契約等で定め、必要な監督を行います。国外でデータを取り扱う場合は、その国の制度や提供事業者の保護措置を考慮し、必要な対応を行います。

当サイトのアクセス解析やAIチャット等に関する保存条件は、クッキー（Cookie）等および外部送信に関するポリシーをご確認ください。AIチャットの会話データは、利用するサービスの契約内容・設定に応じて管理します。保存期間や削除に関する具体的なご相談は、第12項の窓口で受け付けます。

8. 契約・業務終了時の返却と引継ぎ

お客様からお預かりするデータについては、契約・業務の終了に際し、契約およびお客様の指示に従って返却・引継ぎ・削除を行います。対象データ、受渡し形式・方法、対応時期、費用の有無等は、契約内容に基づき確認します。

必要な返却・引継ぎを確認したうえで、不要となったアカウント・共有権限・作業用の複製等を整理します。法令上の保存義務や紛争対応等の理由で一部を保存する場合は、対象と理由を明確にし、必要な範囲に限定して管理します。バックアップに残るデータは、第5項の条件に従って取り扱います。

9. 削除・廃棄および保存の例外

当社は、保存期間が満了したデータや利用する必要がなくなったデータについて、削除対象と保存義務の有無を確認し、媒体やサービスの特性に応じた方法で削除・廃棄します。個人データを削除・廃棄する場合は、復元できないよう適切な措置を講じます。

• 電子データ・記録媒体：媒体の特性に適した消去方法や物理的破壊等を用います。外部サービスでは、利用可能な削除機能と提供事業者の条件を確認して処理します。
• 紙の書類：記載情報を復元できないよう、裁断・溶解等の方法で処理します。
• 作業の確認：重要度に応じて削除・廃棄の対象、時期、方法等を記録し、委託する場合は実施状況や必要な証明を確認します。

法令上の保存義務、紛争・権利義務の確認、事故調査に伴う証拠保全等のために保存が必要な場合は、その範囲で通常の削除を留保することがあります。理由、対象およびアクセス権限を管理し、必要性がなくなった時点で削除の要否を見直します。

10. 削除のご相談および事故への対応

個人情報の利用停止・消去等の請求は、プライバシーポリシーに定める窓口で、法令に従って受け付けます。お客様からお預かりしたデータについて当社が処理を決定する権限を有しない場合は、委託元との契約に従い、窓口の案内や取次ぎを行います。

データの漏えい、滅失、毀損、誤削除等の事故またはそのおそれを把握した場合は、証拠の保全、被害拡大防止、原因・影響範囲の確認、必要な復旧および再発防止を行います。報告、本人への通知、公表等については、情報セキュリティ基本方針およびプライバシーポリシーに従って対応します。

11. 点検・継続的改善および本方針の変更

当社は、保存対象、期間、権限、バックアップ、返却・削除の実施状況を定期的に点検します。不要な保存や複製を見直し、担当者への教育と運用手順の改善を継続します。

法令、事業内容、契約条件、利用するサービス等の変更に応じて本方針を見直し、改定した内容と改定日を当サイトに掲載します。重要な変更は、当サイト上での掲示その他適切な方法でお知らせします。

12. お問い合わせ先

本方針、保存期間、データの返却・削除等に関するお問い合わせは、以下までお願いいたします。契約ごとの連絡窓口がある場合は、その窓口でも受け付けます。

有限会社バンブーハウス
〒158-0081 東京都世田谷区深沢7-17-1
電話：03-3702-7673
受付時間：9:00～18:00（土日祝を除く）
お問い合わせフォーム
フォームをご利用の場合は、相談内容の「その他」を選択し、データの保存・返却・削除等に関するお問い合わせである旨をご記載ください。

対象のサービスや契約、ご希望の内容をお知らせください。本人確認や必要な情報の受け渡し方法をご案内しますので、パスワードや個人情報を含むデータ本体を不用意に送信しないでください。

制定日：2025年12月1日
最終改定日：2026年9月6日